Jegyzői Iroda ügyintézői, ügyrendje

Közzétételi egység

 

Jegyzői  titkárság: 36/ 523-770 

 

Belső ellenőrzés:

 

Nagy Rita belső ellenőrzési vezető
Elektronikus levélcím: nagy.rita[kukac]ph.eger.hu

Telefon: +36 36/523-715

3300 Eger, Dobó István tér 2. 

 

Kontrolling:

Solymosné Füstös Zsuzsanna kontroller
Elektronikus levélcím: solymosne.zsuzsanna[kukac]ph.eger.hu

Telefon +36 36/523-712
3300 Eger, Dobó István tér 2. 

 

Meziné Daragó Éva humánpolitikai ügyintéző
Elektronikus levélcím: darago.eva[kukac]ph.eger.hu
Telefonszám: +36 36/523-771

3300 Eger, Dobó István tér 2.

 

Urbán Zita humánpolitikai ügyintéző
Elektronikus levélcím: urban.zita[kukac]ph.eger.hu

Telefonszám: +36 36/523-772

3300 Eger, Dobó István tér 2.

 

 Ügyrend: Hatályos 2020. szeptember 1-től:

 

A jegyző feladat- és hatáskörében eljárva végzi:
A belső ellenőrzés tevékenysége kiterjed az Önkormányzat intézményeinek, a Polgármesteri Hivatalnak minden tevékenységére, különösen a költségvetési bevételek és kiadások tervezésének, felhasználásának és elszámolásának, valamint az eszközökkel és forrásokkal való gazdálkodásnak a vizsgálatára.

A belső ellenőrzés a bizonyosságot adó feladat- és hatáskörében eljárva végzi:
a) elemezni, vizsgálni és értékelni a belső kontrollrendszerek kiépítésének, működésének jogszabályoknak és szabályzatoknak való megfelelését, valamint működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét;

b) elemezni, vizsgálni a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodást, a vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások megfelelőségét, a beszámolók valódiságát;

c) a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat, következtetéseket és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszüntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében, valamint a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében;

d) nyilvántartani és nyomon követni a belső ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket.

 

2. A tanácsadó tevékenység keretében ellátható feladatok lehetnek különösen:

a) vezetők támogatása az egyes megoldási lehetőségek elemzésével, értékelésével, vizsgálatával, kockázatának becslésével;

b) pénzügyi, tárgyi, informatikai és humánerőforrás-kapacitásokkal való ésszerűbb és hatékonyabb gazdálkodásra irányuló tanácsadás;

c) a vezetőség szakértői támogatása a kockázatkezelési és szabálytalanságkezelési rendszerek és a teljesítménymenedzsment rendszer kialakításában, folyamatos tovább fejlesztésében;

d) tanácsadás a szervezeti struktúrák racionalizálása, a változásmenedzsment területén;

e) konzultáció és tanácsadás a vezetés részére a szervezeti stratégia elkészítésében;
f) javaslatok megfogalmazása a költségvetési szerv működése eredményességének növelése és a belső kontrollrendszerek javítása, továbbfejlesztése érdekében, a költségvetési szerv belső szabályzatainak tartalmát, szerkezetét illetően.

 

3. Ellátja a belső ellenőrzési vezetői feladatokat a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011 (XII.31.) Kormányrendelet 22. §-a szerint.

 

Kontrolling feladatok

a) segíti a jegyzőt döntéseinek, intézkedéseinek előkészítésében, azok megalapozásában, az anyagi és emberi erőforrások jogszerű és hatékony felhasználásában,

b) biztosítja a jogszabályok és a belső szabályzatok betartásának ellenőrzésével a hivatal feladatainak magas színvonalon való ellátását, a hiányosságok kiküszöbölését,

c) elemzésekkel, jogszerűségi és hatékonysági vizsgálatokkal segíti a hivatal belső tartalékainak, veszteségforrásainak feltárását, rámutatva a keletkezés okaira, javaslatot téve a változtatásokra, előrelépésre,

d) vizsgálja a hivatali munkavégzés gyakorlatát: értékeli az adott szervezeti egység és dolgozói munkáját, javaslatot tesz az esetleges szabálytalanságok, hibás gyakorlat megszűntetésére, a hiányosságok megelőzését szolgáló intézkedésekre, a helyes gyakorlat kialakítására, szükség esetén a felelősségre vonásra,

e) feladatellátása során tapasztalt kedvező és kedvezőtlen tendenciákról folyamatosan tájékoztatja a jegyzőt,

f) figyelemmel kíséri a hozott döntések végrehajtását, jelez azok helyzetéről,

g) elemző anyagokat készít a jegyző által megjelölt konkrét témákban,

h) segíti a belső kontrollrendszer, kiemelten az integrált kockázatkezelési rendszer kiépítését, folyamatos fejlesztését,

i) az integrált kockázatkezelési rendszer koordinálásában szervezeti felelősként működik közre.

j) a szervezeti integritást sértő események eljárásrendjét kidolgozza és a hivatali integrált kockázatkezelési rendszer szervezeti felelősével együtt az esetleges eljárásokat lefolytatja.

 

Adatvédelmi feladatok

c) A jegyző feladat- és hatáskörében eljárva végzi:
Elősegíti a Polgármesteri Hivatal és az Önkormányzat – a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogi előírásokban meghatározott – kötelezettségeinek teljesítését, így különösen:

1. • a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogi előírásokról naprakész tájékoztatást nyújt és azok érvényesítésének módjaival kapcsolatban tanácsot ad az adatkezelő, az adatfeldolgozó és az azok által foglalkoztatott, az adatkezelési műveleteket végző személyek részére;
2. • folyamatosan figyelemmel kíséri és ellenőrzi a személyes adatok kezelésére vonatkozó jogi előírások, így különösen a jogszabályok és belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzatok érvényesülését, ennek keretei között az egyes adatkezelési műveletekhez kapcsolódó egyértelmű feladatmeghatározás, az adatkezelési műveletekben közreműködő foglalkoztatottak adatvédelmi ismereteinek bővítése és tudatosságnövelése, valamint a rendszeres időközönként lefolytatandó vizsgálatok megvalósulását;
3. • elősegíti az érintettet megillető jogok gyakorlását, így különösen kivizsgálja az érintettek panaszait és kezdeményezi az adatkezelőnél, illetve az adatfeldolgozónál a panasz orvoslásához szükséges intézkedések megtételét,
4. • szakmai tanácsadással elősegíti és figyelemmel kíséri az adatvédelmi hatásvizsgálat lefolytatását, együttműködik az adatkezelés jogszerűségével kapcsolatos eljárások lefolytatására jogosult szervekkel és személyekkel, így különösen kapcsolatot tart a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósággal az előzetes konzultáció és a Hatóság által lefolytatott eljárások elősegítése érdekében,
5. • közreműködik a belső adatvédelmi és adatbiztonsági szabályzat megalkotásában.
6. • koordinálja az önkormányzati képviselők bejelentéseinek, javaslatainak intézését.

 

Humánpolitikai feladatok

a) Közszolgálati, munkajogi, közfoglalkoztatási jogviszony létesítésével kapcsolatos teendők ellátása:

• - pályázat útján betöltött munkaköröknél a pályázat megjelenését megelőző előkészítő feladatok, kapcsolattartás a pályázati felhívások megjelentetését végző szervezetekkel, pályázatok elbírálását követően nyilvántartás készítése, valamint az érintettek kiértesítése
• - közszolgálati jogviszonyként elismerhető jogviszonyok megállapítása, kinevezések elkészítése
• - kapcsolattartás a munkaügyi központ helyi és területi szerveivel

 

b) Közszolgálati, és munkajogi jogviszony megszűnésével és megszüntetetésével kapcsolatos feladatok:

• - felmentések esetén az érintettekkel kapcsolattartás
• - nyugdíjazások előkészítése, szükség szerinti kapcsolattartás a nyugdíjfolyósító intézettel
• - jogviszony megszüntetés miatti, egyszeri támogatás igénylése a központi költségvetéstől

 

c) Személyi nyilvántartás naprakész vezetése (illetményadatok, közszolgálati jogviszonnyal kapcsolatos időpontok, határidők, jubileumi jutalom adatai)

 

d) Határidős és rendszeres feladatok

• - köztisztviselői előmenetel figyelemmel kísérése, átsorolások elkészítése
• - jubileumi jutalmak esedékességének figyelemmel kísérése, határozatok elkészítése

 

e) Fizetés nélküli szabadságok engedélyezéséhez határozatok elkészítése
- fizetés nélküli szabadságukat töltő dolgozókkal történő kapcsolattartás, tájékoztatás
- szülési szabadság lejártát követő segítségnyújtás a gyed illetve a gyes igénybevételéhez
- fizetés nélküli szabadság leteltét követő adminisztratív segítségnyújtás
- számfejtő értesítése az esedékes illetmény folyósításának megkezdéséről

 

f) Előkészítő adatszolgáltatás (hivatalvezetés, illetve a Gazdasági és a  Vagyongazdálkodási Iroda részére)
- éves költségvetés készítését megelőző információs adatok összeállítása
• nyugdíjazással kapcsolatos várható költségekről
• fizetési fokozat váltásból eredő többletkiadásokról
• jubileumi jutalomra fordítandó összegekről
- nyugállományba vonulás fedezetéhez várható előzetes költségkimutatás
- illetményalap változása miatti kötelező bérváltozás költségeiről

 

g) Gondoskodik a vonatkozó törvények szerinti vagyonnyilatkozatok határidőben történő teljesítéséről az alábbiak szerint.
- köztisztviselői vagyonnyilatkozatok
• vagyonnyilatkozatra kötelezett munkakörök, illetve a kötelezettek nyilvántartása,
• a kötelezettek tájékoztatása, nyomtatvánnyal történő ellátása,
• az érintettek értesítése az összevetési eljárásról, illetve az összevetési eljárás előkészítése, koordinálása.
- önkormányzati képviselői vagyonnyilatkozatok
• a képviselők értesítése, illetve (szükség esetén) nyomtatvánnyal történő ellátása,
• gondoskodás a hozzátartozó vagyonnyilatkozatok megfelelő lezárásáról, ill. tárolásáról,
• kérésre a képviselői vagyonnyilatkozatok megtételével kapcsolatos igazolások kiadása.

 

h) Előkészíti a tanulmányi- és az ösztöndíj szerződéseket.

i) Szervezi, nyilvántartja a hivatal dolgozóinak képzésével, továbbképzésével, vizsgáztatásával összefüggő feladatokat.

j) Kezeli a minősítéseket és a teljesítményértékeléseket.

k) Orvosi alkalmassági vizsgálatok megszervezése, a hivatal munkatársai részére rendezvények előkészítése.

l) Központi statisztikai adatszolgáltatás, a hivatal alkalmazottai éves továbbképzési tervének elkészítése.

m) Kapcsolattartás a munkavédelmi felelőssel.

n) Szervezi és koordinálja az intézményvezetők határozott időjű megbízásával összefüggő feladatokat.

o) Döntésre előkészíti a magasabb fizetési osztályba sorolási kérelmeket.

p) Nyugdíjas klub működtetésével kapcsolatos teendők ellátása.