A Kabinet Iroda Ügyrendje

Közzétételi egység: A szerv alaptevékenysége, feladat-, és hatásköre

 Hatályos: 2026. május  1-től

A Kabinet Iroda elsődlegesen az alábbi feladatokat látja el.

1. Titkársági feladatok

2. A Kabinet Iroda segíti a polgármester, valamint az alpolgármesterek munkáját. Ellátja az ezzel összefüggő ügyviteli, technikai és adminisztrációs feladatokat. Ennek keretein belül információt kérhet a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeitől, az Önkormányzat fenntartásában működő költségvetési szervektől, továbbá az Önkormányzat közvetlen, vagy közvetett tulajdonában álló gazdasági társaságoktól, egyéb jogi személyektől. Részt vesz a bizottsági üléseken, valamint a közgyűléseken, illetve egyéb a polgármester, valamint alpolgármesterek feladatainak ellátásával összefüggő egyeztetéseken.

3. Szervezi a polgármester, alpolgármesterek feladatellátásával összefüggő programokat, rendezvényeket.

4. Háttéranyagok, összegző anyagok készítésével segíti a polgármester, alpolgármesterek munkáját.

5. Figyelemmel kíséri a Polgármesteri Hivatal szervezeti egységeinek, az Önkormányzat fenntartásában működő költségvetési szerveknek, illetve az Önkormányzat közvetlen, vagy közvetett tulajdonban álló gazdasági társaságoknak, egyéb jogi személyeknek a feladatkörébe tartozó ügyeinek intézését, továbbá az ezzel összefüggő információkat a polgármester, valamint az alpolgármesterek, illetve szükség esetén a jegyző, illetve az aljegyző rendelkezésére bocsátja. Figyelemmel kíséri az önkormányzati feladatok kapcsán meghozott döntések végrehajtását.

6. Koordinálja, bonyolítja a polgármesterhez, alpolgármesterekhez érkező vendégek, lakosság, képviselők, hivatalos ügyben eljáró személyek fogadását.

7. Közreműködik a polgármester, alpolgármesterek fogadóóráinak szervezésében.

8. Közreműködik a polgármester, valamint alpolgármestereket érintő szakmai és lakossági fórumok szervezésében, továbbá a fórumokon felmerülő lakossági észrevételek, problémák megoldásában.

9. Előkészíti, felügyeli, segíti az önkormányzat társadalmi kapcsolatainak kialakításával és fenntartásával összefüggő feladatainak ellátását. Ennek keretein belül közreműködik és biztosítja különösen – a Polgármesteri Hivatal érintett szakirodáival együttműködve – a civil szervezetekkel való rendszeres kapcsolattartást, illetve más önkormányzatokkal, kormányzati szervekkel, gazdasági szereplőkkel, ifjúsági szervezetekkel és csoportosulásokkal, valamint a Kábítószer Egyeztető Fórummal fennálló kapcsolatok és együttműködés szervezését, bonyolítását, koordinálását.

10. Részt vesz a szépkorúak köszöntésének megszervezésében.

2. Közbiztonsággal, polgárvédelemmel kapcsolatos feladatok (közbiztonsági referens)

1. Veszély-elhárítási tervek elkészítésében, katasztrófavédelmi felkészítésekben történő részvétel.

2. Közreműködés a lakosság felkészítésében, tájékoztatásában.

3. Közreműködés a lakossági riasztó rendszer működőképességének és karbantartásának ellenőrzésében.

4. Részvétel a polgári védelmi kötelezettség alatt álló állampolgárok katasztrófavédelmi szervezetbe történő beosztásában, a szervezetek kiképzéseinek és gyakorlatainak előkészítésében és lebonyolításában.

5. Közreműködés a védekezéssel kapcsolatos szakmai döntésekben.

6. Részvétel a kitelepítési, kimenekítési, befogadási és visszatelepítési feladatokban.

7. Közreműködési a vis maior eljárásokban, a károk felmérésében és a helyreállítási-, újjáépítési tevékenységek ellenőrzésében.

8. Közreműködik a településre érkező segélyszállítmányokkal és adományokkal kapcsolatos feladatokban.

9. Ár-és belvízvédelemmel kapcsolatos feladatok ellátása.

3. Sajtó-és Kommunikációs feladatok ellátása

1. Kommunikációs célú egyeztetéseket folytat, folyamatosan kapcsolatot tart a Polgármesteri Hivatal szakirodáival, az Önkormányzat fenntartásában működő költségvetési szervekkel, az Önkormányzat közvetlen, vagy közvetett tulajdonában álló gazdasági társaságokkal, továbbá a helyi és országos sajtóorgánumokkal, médiumokkal.

2. Témajavaslatokat fogalmaz meg sajtótájékoztatók megtartására. Előzetes szakmai egyeztetéseket követően sajtóanyagokat készít.

3. Ellenőrzi, valamint felügyeli a részére megküldött megkereséseket az Önkormányzat kommunikációs céljaival fennálló összhang biztosítása, továbbá a hatékony önkormányzati kommunikáció megteremtése érdekében.

4. Biztosítja a Polgármesteri Hivatal által foglalkoztatott tisztviselők, Önkormányzati fenntartású intézmények, valamint az Önkormányzat közvetlen, vagy közvetett tulajdonában álló gazdasági társaságok megkeresései alapján a szükséges nyilvánosságot. A nyilvánosság biztosítása érdekében folyamatosan együttműködik az érintett tisztviselőkkel, intézményekkel, gazdasági társaságokkal.

5. Gondoskodik a Polgármesteri Hivatal közérdekű információinak, közleményeinek, sajtó- és lakossági meghívóinak az írott és elektronikus orgánumokhoz való eljuttatásáról.

6. Szervezi a sajtótájékoztatókat, kapcsolatot tart az önkormányzat intézményeivel, illetve közvetlen, vagy közvetett tulajdonban álló gazdasági társaságaival, továbbá megválaszolja a sajtó részéről érkezett megkereséseket.

7. Gondozza a várossal összefüggő híreket publikáló „Eger Város Hivatalos Oldala" facebook oldalt, valamint az eger.hu oldal felületét, együttműködve az oldalhoz hozzáférési joggal rendelkező tisztviselőkkel.

8. Moderátori, valamint szövegírói feladatok ellátása.

9. Kommunikációs feladatellátással összefüggő szerződések teljesítésének nyomon követése, a szerződések módosításában, valamint új szerződések megkötésében történő közreműködés.

4. Az Önkormányzat városmarketinggel összefüggő feladatainak ellátása:

1. Közreműködik az önkormányzat működése során felmerülő grafikai feladatok ellátásában.

2. Beszerzi az önkormányzat marketing ajándékait, marketing eszközeit.

3. Kapcsolatot tart a marketingszereplőkkel.

4. Részt vállal a marketing tevékenység tervezési, megvalósítási és adminisztrációs feladataiban.

5. Közreműködik az egységes városi arculati elemek tervezési folyamatában, segíti annak használatát, bevezetését.

6. A programokkal kapcsolatban folyamatos adatszolgáltatást nyújt a kabinetvezető részére.

7. Közterületen megvalósuló rendezvényeket érintően folyamatosan kapcsolatot tart a szakirodákkal, rendezvényszervezőkkel, az EVAT Zrt. Rendezvényszervezési Divíziójával és arról – a kabinetvezetőn keresztül – tájékoztatja a polgármestert.

5. Kulturális és Idegenforgalmi szakmai feladatok:

1. A kulturális és idegenforgalmi szervezetek és intézmények városi szintű projektjeinek koordinálása, szakmai képviselet a város intézményei és társaságai felé, illetve a külső szakmai partnerek felé felkérés alapján.
2. Az uniós és a hazai pályázati rendszerben koordinálja felkérés alapján az önkormányzat, illetve az önkormányzat fenntartásában működő kulturális- és művészeti intézmények, valamint az önkormányzat tulajdonosi részvételével működő gazdasági társaságok részvételét.

3. Feladatköreit érintően pályázatfigyelő, projektgeneráló tevékenység ellátása, továbbá a támogatásban részesült pályázatokkal összefüggő munkák koordinálása.

4. Részt vesz Eger Megyei Jogú Város kulturális koncepcióra, idegenforgalmi és marketing koncepciójára vonatkozó stratégiái kidolgozásában.

5. Állami, önkormányzati ünnepek, koszorúzások, egyéb ünnepségek, rendezvények szervezése, lebonyolítása.

6. A városi kulturális és idegenforgalmi szervezetek kapcsolatainak figyelemmel kísérése, valamint segítése, koordinálása. Az Önkormányzat idegenforgalmi vonatkozású feladatainak kivitelezése.

7. Együttműködik az idegenforgalom és turisztika területén működő szervezetekkel, különösen a Turisztikai Desztináció Menedzsment Szervezetekkel.

8. Éves rendezvénynaptárt kezel a város meghatározó kulturális és idegenforgalmi rendezvényeiről, közterületi rendezvényekről.

9. Javaslatot dolgoz ki a kulturális és idegenforgalmi jelentőségű támogatások elosztási rendszerére.

10. Döntésre előkészíti a kulturális és idegenforgalmi jelentőségű rendezvények kapcsán támogatás céljából benyújtott pályázatokat.

11. Ellenőrzi a kulturális és idegenforgalmi jelentőségű rendezvények szervezői részére nyújtott anyagi támogatások célirányos felhasználását.

12. Előterjesztéseket készít az önkormányzati kitüntetések, elismerések adományozására.

13. Tervezetet készít az idegenforgalmi jelentőségű kulturális rendezvények, állami ünnepek, önkormányzati ünnepek és egyéb kulturális tevékenységek költségvetéséről.

14. A Polgármesteri Hivatal érintett szakirodáival együttműködve, közreműködik a városi kulturális nagyrendezvények megszervezésében, valamint szükség esetén helyszíni ellenőrzéseket tart, illetve bekéri és összegzi a szakmai beszámolókat és elszámolásokat.

6. Nemzetközi kapcsolatokkal összefüggő feladatok:

1. Kapcsolattartás a testvérvárosok kapcsolattartóival, továbbá már működő eurorégiókkal.

2. Új testvérvárosi kapcsolatokat kezdeményezése, illetve a civil kezdeményezések segítése.

3. Részvétel a testvérvárosokkal közösen tervezett és szervezett programokban; ötletekkel, javaslatokkal elősegíteni a város intézményei és civil szerveződései által létesített külkapcsolatok ápolását.

4. A lezajlott hazai, illetve külföldi programokról beszámoló, feljegyzés készítése, bekérése.

5. Külföldre utazó egri delegációk utazásának előkészítése, megszervezése, dokumentálása, lezárása.

6. A városi szervezetek külkapcsolatainak figyelemmel kísérése, az Önkormányzat Európai Uniós feladatainak koordinálása, az Önkormányzat protokoll munkájának segítése.

7. Koordinálja a nemzetközi programokat, ötleteivel, javaslataival segíti a város intézményei és civil szerveződései által létesített külkapcsolatok ápolását.

8. Nemzetközi programok előkészítése, szervezése, lebonyolítása. A lezajlott hazai, illetve külföldi programokról beszámoló, feljegyzés készítése, bekérése.

9. Nagykövetségek egri megjelenésének segítése, koordinálása.

10. Nemzetközi és testvérvárosi kapcsolatokon túl egyéb idegen nyelvű feladatok ellátása, azokban való részvétel.

11. Szervezi és bonyolítja az önkormányzat testvérvárosi és nemzetközi programjait és protokoll eseményeit.